Ngăn ngừa và kiểm soát nguy cơ tổn thương tinh thần trong doanh nghiệp nhỏ của bạn

Bước 1

Tìm hiểu thế nào là nơi làm việc 'an toàn về tinh thần'

Nơi làm việc an toàn về tinh thần là nơi mà nhân viên mong đợi đến làm việc và hỗ trợ lẫn nhau cũng như hỗ trợ các nhu cầu cá nhân của nhau.

Có một số yếu tố góp phần tạo nên nơi làm việc lành mạnh về tinh thần, là nơi mà nhân viên sẽ phấn đấu hết sức:

• Các đòi hỏi của công việc (về mặt cảm xúc, tinh thần và thể chất) được quản lý tốt - nhân viên có đủ thời gian để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm được giao. Khi nhân viên được an toàn về mặt thể chất, thì cũng dễ dàng cảm thấy an toàn về mặt tinh thần hơn.
• Kiểm soát công việc - nhân viên được tham gia vào các cuộc thảo luận về cách thức thực hiện công việc và cách thức đưa ra các quyết định quan trọng.
• Môi trường mang tính hỗ trợ - đồng nghiệp và người quản lý quan tâm đến những lo ngại về sức khỏe tinh thần của nhân viên. Nếu ai đó cần hỗ trợ hoặc nếu có chuyện gì đó đau buồn xảy ra, đồng nghiệp và người quản lý sẽ ứng phó một cách thích hợp.
• Rõ ràng về nhiệm vụ - nhân viên biết họ cần phải làm gì, công việc của họ khớp với nhiệm vụ của những người khác trong tổ chức ở chỗ nào và liệu sắp tới có thay đổi gì không.
• Có các mối quan hệ tích cực - có sự tin tưởng, trung thực và công bằng ở nơi làm việc. Nhân viên yêu thích và cảm thấy gắn bó với công việc và họ cảm thấy có động lực để làm tốt công việc của mình.
• Quản lý tốt sự thay đổi - nhân viên được tham gia thảo luận về sự thay đổi.
• Lịch sự và tôn trọng - mọi người tại nơi làm việc tôn trọng và quan tâm đến nhau, cũng như với khách hàng, nhà cung cấp và công chúng.

Bước 2

Bắt đầu cuộc trò chuyện tại nơi làm việc về các nguy cơ sức khỏe tinh thần

Trò chuyện về sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc là điều quan trọng để tìm ra những nguy cơ về sức khỏe tinh thần ở nơi làm việc của bạn. Những cuộc thảo luận không mang tính phán xét sẽ giúp bạn xây dựng lòng tin trong nhóm của mình.

Bạn nên khởi đầu bằng cách giúp mọi người hiểu các yếu tố trong danh sách ở trên.

Thảo luận các nguy cơ về sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc

Có nhiều cách bạn có thể nói chuyện với nhân viên của mình để hiểu rõ các nguy cơ về sức khỏe tinh thần, bao gồm:

• thảo luận riêng tư với người quản lý và nhân viên của bạn
• đưa nguy cơ về sức khỏe tinh thần vào trong chương trình làm việc của các cuộc họp thường kỳ của bạn. Đây có thể là các cuộc thảo luận về an toàn (còn được gọi là ‘toolbox talks'), cuộc họp về sản xuất, cuộc họp với nhân viên hoặc bất kỳ cách thức nào mà mọi người trong tổ chức của bạn giao tiếp với nhau
• khi bạn cùng nhân viên đi tản bộ quanh nơi làm việc
• thông qua các đại diện về sức khỏe và an toàn lao động của bạn (nếu bạn có những đại diện này)

Bước 3

Phát hiện và lên danh sách các nguy cơ về sức khỏe tinh thần tại nơi làm việc

Phát hiện những nguy cơ về sức khỏe tinh thần ở nơi làm việc của bạn có thể mất thời gian như việc bạn tạo dựng lòng tin với nhân viên của mình.

Nếu bạn lưu hồ sơ của bất kỳ tổn thương hoặc khiếu nại hay vấn đề nào xảy ra về sức khoẻ tinh thần, bạn sẽ có thể biết được nguyên nhân của các vấn đề. Bạn sẽ có thể thấy được kiểu của các vấn đề và sau đó tìm kiếm giải pháp để ngăn chúng xảy ra lần nữa. Hồ sơ này có thể đơn giản chỉ là một cuốn nhật ký hoặc một công cụ phức tạp hơn trên mạng lưu lại các chấn thương, nhưng nó cần được giữ bảo mật.

Xác định các yếu tố nguy cơ về sức khỏe tinh thần

Hãy xem xét những gì đang xảy ra tại nơi làm việc của bạn và suy nghĩ về điều gì có thể ảnh hưởng đến mức độ an toàn về tinh thần tại nơi làm việc. Một số lĩnh vực có thể giúp bạn có được thông tin hữu ích là:

• mọi người đang hoàn thành được bao nhiêu công việc
• kiểm tra nơi làm việc để xem công việc được thực hiện thế nào, ghi chú lại bất kỳ sự vội vã, chậm trễ hoặc tồn đọng công việc nào
• nhu cầu khi cao điểm và theo mùa
• kỹ năng lãnh đạo và hiệu quả
• tỷ lệ vắng mặt
• thay đổi nhân sự (tần suất nhân viên xin thôi việc)
• phỏng vấn với nhân viên thôi việc
• sự gắn bó và tinh thần của nhân viên (bạn có thể làm điều này bằng cách quan sát cách mọi người đối xử với nhau trong các hoạt động của công việc)
• ý kiến phản hồi của khách hàng
• sự cố hoặc báo cáo khiếu nại của nhân viên
• sử dụng các cuộc khảo sát để lấy ý kiến phản hồi từ nhân viên và người quản lý của bạn

Bước 4

Quyết định mức độ nghiêm trọng của từng nguy cơ về sức khỏe tinh thần

Công cụ đánh giá nguy cơ là một cách hữu ích để hiểu thêm về những nguy cơ đối với sức khỏe tinh thần của nhân viên và giúp bạn suy nghĩ về cách kiểm soát những nguy cơ này.

Lời khuyên cho việc đánh giá nguy cơ về sức khỏe tinh thần

Việc đánh giá nguy cơ có thể xem xét đến:

• cách thức nhân viên sẽ tiếp xúc với nguy cơ về sức khỏe tinh thần (chẳng hạn như sự ngược đãi của khách hàng hoặc một biến cố đau thương)
• tần suất và thời gian nhân viên tiếp xúc với nguy cơ về sức khỏe tinh thần (ví dụ, liệu nguy cơ đó có tích tụ theo thời gian hay chỉ xảy ra trong một sự cố)
• khả năng sức khỏe tinh thần của ai đó sẽ bị tổn hại nếu nguy cơ không được kiểm soát
• tác hại tiềm ẩn nào có thể xảy ra và ai sẽ bị tổn hại nếu nguy cơ không được kiểm soát

Bước 5

Bắt đầu tìm cách khắc phục vấn đề

Sau khi tìm hiểu nguy cơ đối với sức khỏe tinh thần của nhân viên có thể là gì, bạn sẽ cần phải hành động để làm giảm những nguy cơ này.

Bạn sẽ có nhiều khả năng thành công nếu:

• nhân viên của bạn có thể thấy được nơi làm việc và đội ngũ quản lý của bạn có chú trọng đến sức khỏe tinh thần và an sinh
• nhân viên có thể nói ra những gì họ cho là không an toàn về mặt tinh thần tại nơi làm việc của bạn
• bạn nhận được ý kiến ​​đóng góp từ nhân viên về cách kiểm soát những nguy cơ mà bạn tìm ra
• có kế hoạch hành động nêu rõ những gì sẽ được thực hiện, khi nào và ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng mục

Một số ví dụ về các cách kiểm soát nguy cơ về sức khỏe tinh thần:

• biết cách thức bạn và người quản lý của mình có thể hỗ trợ nhân viên, chẳng hạn như bằng cách hướng dẫn, tư vấn hoặc huấn luyện
• lên kế hoạch về khối lượng công việc để đảm bảo nhân viên không được giao việc nhiều hơn những gì họ có thể làm được trong thời gian làm việc của mình
• cho phép nhân viên tự do kiểm soát thời gian và cách thức họ thực hiện các nhiệm vụ khác nhau
• đảm bảo nhân viên biết chính xác những gì được mong đợi ở họ, và cách thức mà hiệu suất làm việc của họ sẽ được đánh giá
• cung cấp trợ giúp cho những nhân viên có thể cần đến điều này (ví dụ: chương trình hỗ trợ nhân viên hoặc danh sách các dịch vụ tư vấn tại địa phương)
• sẵn sàng trợ giúp và cởi mở với nhân viên nếu họ lo lắng về những đòi hỏi của công việc hoặc mức độ kiểm soát của họ trong công việc
• kiểm tra xem nhân viên có hiểu về những thay đổi sắp xảy ra tại nơi làm việc của bạn và biết những gì được mong đợi ở họ hay không
• khuyến khích nhân viên sớm lên tiếng nếu có vấn đề, để họ có thể nhận được hỗ trợ cần thiết
• làm gương về các chiến thuật hiệu quả mà bạn sử dụng để chăm sóc sức khỏe tinh thần cho bản thân